Les meilleures pratiques d’un envoi de mail
Pour éviter les conflits lorsque la situation est tendue.
1. Posez-vous la question de la pertinence du mail au lieu de vous déplacer ou de téléphoner.
2. Avant de réagir, agissez ! Assurer vous de bien comprendre les 3 niveaux de communication : qu’est-ce qui est dit, comment est-ce dit, pourquoi est-ce dit; et éventuellement clarifiez les 3 niveaux et confirmez votre compréhension.
3. Ne rédigez JAMAIS votre mail sous le coup d’une émotion ; attendez d’être un peu plus calme…allez faire un tour et discutez avec un proche.
4. N’envoyez votre mail qu’après l’avoir mis quelques temps (une nuit) dans votre boîte « brouillon » pour y enlever tous les adjectifs, humour et sarcasmes, etc.
5. Définissez bien votre Intention : que voulez-vous faire passer comme message ?
6. Placez vous du point de vue du destinataire et pensez à la manière dont il va recevoir ce que vous lui écrivez.
7. Souvenez-vous que les écrits restent et que ce vous écrivez pourrait vous être reproché ; d’une manière générale, vos propos devraient résumer ce qui a été dit oralement.
8. Faites relire votre message par quelqu’un de confiance et demandez lui ce qu’il/elle en pense, ce qu’il/elle ressent, etc.
9. Gardez une posture « adulte » et bornez vous aux faits, ne supputez pas, n’interprétez pas, ne faites pas de lecture « en creux », etc.
D’une manière générale dans l’entreprise
1.Posez-vous la question de la pertinence du mail au lieu de vous déplacer ou de téléphoner.
2. Posez vous la question du nombre de destinataires (surtout en copie). Ne croyez pas qu’une copie vous « protège » de vos propos (au contraire).
3. Pensez que votre mail a peu de chances d’être lu si vos destinataires ne se sentent pas concernés/impliqués et/ou l’importance et/l’urgence leur semble relative.
4. Ne vous jetez pas sur votre téléphone après avoir envoyé votre mail, il fallait le faire avant…
5. Mettez un message clair dans l’intitulé du message ; cela doit donner envie aux autres de vous lire.
6. Soyez pondérez dans le niveau d’urgence/importance ; souvenez vous de la chèvre de monsieur Seguin…
7. Demandez une réponse dans un temps raisonnable ; ce n’est pas aux autres d’assumer vos (éventuels) retards.
8. Parlez en faits précis et soyez spécifique : que voulez-vous dire EXACTEMENT ? réduisez le nombre de mots et de lignes dans les phrases.
9. Assumez vos propos si les autres réagissent de manière négative ; votre communication n’est peut être pas adaptée à votre intention et/ou à vos interlocuteurs ; excusez vous de l’effet produit et clarifiez sur 2 niveaux de communication : ce que vous voulez dire et pourquoi vous le dites.
A l’extérieur de l’entreprise
1. Pensez que c’est l’image de l’entreprise que vous véhiculez.
2. Mettez un message clair dans l’intitulé du message ; cela doit donner envie aux autres de vous lire.
3. Soyez courtois, sobre, simple et direct ; un e-mail n’est pas un courrier papier.
4. N’engagez que vous même dans vos propos (employez le « je »).
5. Pensez que cet écrit peut avoir une valeur juridique ; soyez mesuré dans vos écrits.
6. Si c’est un envoi en nombre (type e-mailing), faites en sorte qu’il ne soit pas reconnu comme un spam (il existe des solutions).
7. Assurez-vous que la demande d’accusé réception soit appropriée à vos interlocuteurs.
8. Allégez vos pièces jointes ; si possible, faites du PDF (en plus vos documents sont un peu plus protégés).
9. Inspirez-vous des e-mails qui vous interpellent.